Privacy Statement HKU Cultuurpas

De HKU Cultuurpas is een initiatief van HKU, powered by We Are Public. Voor deze samenwerking worden alle persoonsgegevens verwerkt volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Verantwoordelijkheid

  • We Are Public is een project van De Nieuwe Cultuur Stichting, een culturele ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling). De Nieuwe Cultuur Stichting is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
  • HKU is medeverantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van HKU studenten door De Nieuwe Cultuur Stichting en heeft daarom afspraken gemaakt met We Are Public over de verwerking en bescherming van deze gegevens.

Veiligheid

  • We Are Public neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via privacy@wearepublic.nl.

Welke gegevens worden opgeslagen bij aanmelding HKU Cultuurpas?

Persoonsgegevens

  • Gegevens die We Are Public opslaat: voor- en achternaam, adresgegevens, het studenten e-mailadres dat je van HKU hebt ontvangen. Deze gegevens gebruiken we om je HKU Cultuurpas aan te maken, op te sturen en per e-mail contact op te kunnen nemen over onze dienstverlening en om een profiel aan te maken op onze website.

  • Per mail ontvang je periodiek informatie over de inhoud van je HKU Cultuurpas en incidenteel informatie over de status van je gratis lidmaatschap. Je notificatie instellingen kun je zelf in 'Mijn profiel' beheren.

Bezoeken van online programma's

  • Als HKU student kun je inloggen op de website van We Are Public. Ingelogd, kun je programma’s bewaren en reserveringen maken. Bij het bezoeken van een programma laat je je (digitale) HKU Cultuurpas scannen. Met deze handelingen verstrek je aanvullende gegevens aan We Are Public. De gegevens worden opgeslagen ten behoeve van de dienstverlening en om het programma-aanbod te personaliseren.

  • Bij het bezoeken van een online programma via We Are Public, deelt de betreffende culturele instelling jouw e-mailadres met ons. Zo weten we dat je dat programma bezocht hebt en kunnen we een vergoeding uitkeren voor jouw bezoek.

Nieuwsbrieven

  • Voor nieuwsbrieven en andere mailings werken wij met Mailchimp en Mandrill.
  • In 'Mijn profiel' kun je aanvinken of je de nieuwsbrief, herinneringen van bewaarde programma's en programmasuggesties via de mail wilt ontvangen. Daarvoor verwerken we alleen je e-mailadres.

Het verbeteren van onze website

  • Verder verzamelen we gegevens over jouw activiteiten op onze website om de website te kunnen verbeteren, hiervoor gebruiken we Google Analytics (zie ook ‘Cookies’).

Hoe lang bewaren we je gegevens?

  • We Are Public bewaart je persoonsgegevens zo lang je middels je studie recht hebt op een HKU Cultuurpas. Zodra je stopt met je studie of afstudeert, stopt ook je HKU Cultuurpas. Je krijgt hiervan een bericht. Je persoons- en profielgegevens bewaren we maximaal 3 jaar, zodat we je profiel weer kunnen activeren als je je inschrijft voor het reguliere We Are Public lidmaatschap.

  • Na deze periode bewaren we uitsluitend onomkeerbaar geanonimiseerde gegevens voor analyse en productverbetering. Het is echter ook mogelijk om je gegevens eerder uit de database te verwijderen. Neem hiervoor contact op via privacy@wearepublic.nl.

Met wie delen we je gegevens?

  • Je gegevens worden niet verkocht aan derden en de gegevens worden uitsluitend verstrekt indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of de HKU, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerking in onze opdracht, sluiten wij een verwerkingsovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens.

Gegevensuitwisseling met HKU

  • We Are Public deelt het e-mailadres van studenten met een HKU Cultuurpas met HKU. Dit gebeurt om te verifiëren of je bij HKU ingeschreven bent. Alleen ingeschreven studenten hebben recht op de gratis pas.

  • Maak je gebruik van de HKU Cultuurpas, dan deelt HKU de volgende informatie over jou met We Are Public: school en studierichting. Dit gebeurt zodat We Are Public kan rapporteren over het gebruik van de HKU Cultuurpas. Deze rapportage gebeurt op groepsniveau, en is niet naar jou te herleiden. HKU weet dus wel dát je een HKU Cultuurpas hebt, maar weet niets over hoe je deze gebruikt.

Welke middelen, diensten en organisaties zijn betrokken bij de werking van mijn gegevens?

De HKU Cultuurpas draait op het online platform van We Are Public. De ontwikkeling en het beheer van de website en gekoppelde diensten wordt gedaan door Digital Natives. Zij besteden een deel van de diensten zoals webhosting uit aan sub-verwerkers. Met al deze verwerkers hebben zij overeenkomsten gesloten.

  • Beheer klantendatabase: Oasys.
  • Nieuwsbrieven en direct mailings: Hellobar, Mailchimp en Mandrill.
  • Ledenservice & contact: HelpScout en Google G Suite.
  • Analyses: Verzamelde (bezoekers)gegevens worden gebruikt om op een geaggregeerd niveau (niet herleidbaar tot een bepaald persoon) analyses te maken over het bezoek van partners en evenementen. Deze analyses worden gedeeld met de culturele instellingen waarmee We Are Public samenwerkt.

Wat voor Cookies gebruikt We Are Public?

  • We Are Public gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Klik hier voor meer informatie over cookies.

Functionele cookies

  • We gebruiken ten eerste cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt. Zo kunnen bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden.

Analytische cookies

  • We gebruiken cookies om het bezoekgedrag op de website te analyseren en de website te kunnen optimaliseren.

Tracking cookies

  • Indien je hier toestemming voor geeft, plaatsen we ook cookies die jouw surfgedrag bij te houden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden.

Cookies van derden

  • Op deze website worden ook cookies geplaatst door derden. Dit zijn bijvoorbeeld sociale-mediabedrijven. Hieronder een overzicht:
  • Google Analytics – analytische cookie die je websitebezoek meet.
  • Google Tag Manager – wordt gebruikt om cookies en online tools te beheren
  • Google Ads / DoubleClick – tracking cookie die het mogelijk maakt gericht te adverteren op de websites van Google
  • Facebook – tracking cookie die het mogelijk maakt gericht te adverteren op Facebook en Instagram
  • Twitter – tracking cookie die het mogelijk maakt gericht te adverteren op Twitter
  • Vimeo – tracking cookie die het mogelijk maakt Vimeo video’s op deze site te bekijken

Toestemming voor het plaatsen van cookies

  • Bij je eerste bezoek aan wearepublic.nl, heeft We Are Public je geïnformeerd over bovenstaande cookies en hebben we je toestemming gevraagd voor het plaatsen daarvan. Als je geen cookies wil toestaan, kun je je browser instellen om geen cookies op te slaan (let op: hierdoor werken belangrijke functionaliteit op de website niet meer). Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Hoe kan ik de gegevens rondom mijn HKU Cultuurpas inzien, aanpassen of verwijderen?

  • Als je HKU Cultuurpas actief is, dan kun je je naam- en adresgegevens wijzigen via je profielpagina.

  • Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je toestemming voor gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Gegevensoverdraagbaarheid

  • Je kan bij We Are Public een verzoek indienen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben in een computerbestand naar jou of een andere – door jou genoemde organisatie – te versturen.

Verzoek indienen

  • Je kan bij We Are Public een verzoek indienen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben in een computerbestand naar jou of een andere – door jou genoemde organisatie – te versturen.

  • Een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdraging – of berichtgeving van intrekking van je toestemming / bezwaar op verwerking van jouw persoonsgegevens kan verzonden worden naar privacy@wearepublic.nl. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken op je verzoek.

  • Mogelijk vragen we bij een verzoek om aanvullende gegevens om er zeker van te zijn dat jij het bent. Wanneer je de toestemming voor het verwerken intrekt, kunnen wij je geen diensten meer verlenen en zal je HKU Cultuurpas niet meer werkzaam zijn.

Klacht indienen

  • Eventuele klachten kunnen ingediend worden bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via deze link.

Met welk doel worden gegevens worden opgeslagen van niet-leden?

Nieuwsbrieven

Voor het versturen van nieuwsbrieven rondom de HKU-campagne en/of We Are Public Releases slaan we alleen je naam en e-mailadres op.

Het verbeteren van onze website

We verzamelen gegevens over jouw activiteit op onze website om het platform van We Are Public én de HKU Cultuurpas te kunnen verbeteren. Hiervoor gebruiken we Google Analytics (zie ook ‘Cookies’).

Contactinformatie

  • De Nieuwe Cultuur Stichting houdt zich het recht voor om zonder voorafgaande kennisgeving op elk moment wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Elke wijziging zal op deze pagina worden gepubliceerd.

Ons adres

We Are Public
Haarlemmer Houttuinen 177
1013 GM Amsterdam
Nederland
085 – 0640433 (ma-vrij tussen 10.00-17.00)
info@wearepublic.nl

Huidige versie: januari 2023