Aan de slag met WAPRES
Inloggen
Inloggen in het partnerportaal
- De inloggegevens ontvang je via jouw contactpersoon bij We Are Public.
- Ga naar wapi.wearepublic.nl/nova en log in met de gegevens van jouw organisatie. Vink ‘Remember me’ aan.
- Wachtwoord vergeten? Klik op ‘Forgot your password’ en vul het e-mailadres van je organisatie in om een nieuw wachtwoord aan te maken.
Jouw programma’s
Overzicht
- Klik linksboven op ‘Event Dates’.
- Daar staat een overzicht van alle programma’s die je op het We Are Public platform aanbiedt
- In de kolommen vind je info over o.a. het afgesproken aantal WAP tickets (reservation capacity), het aantal reserveringen, het aantal leden op de wachtlijst en het aantal favorieten.
- Als het programma al geweest is, zie je hier ook het aantal geregistreerde We Are Public bezoekers (Scans)
Selecteren ‘Event date’
Als je een programma aanklikt vind je meer informatie van het programma. Als een programma al geweest is, vind je hier ook een diagram met een overzicht vanuit welke steden je WAP bezoekers kwamen.
Neem controle
In het We Are Public partnerportaal kun je een aantal features zelf beheren. Zo zijn programma’s altijd up-to-date.
Het aantal WAP Tickets wijzigen
Waarom?
Dit doe je als je meer of minder dan het afgesproken aantal tickets via We Are Public wil aanbieden. Zie je veel mensen op de wachtlijst en heb je nog kaarten beschikbaar, dan kun je kaarten vrijgeven. Heb je kaarten nodig voor je eigen verkoop, en zijn er nog veel WAP tickets beschikbaar, dan kun je kaarten terugnemen.
Let op!
Het contingent kan niet lager worden dan het minimum of hoger worden dan het maximum aantal beschikbare We Are Public tickets dat is afgesproken. Ook kan het contigent niet lager worden ingesteld dan het aantal reserveringen dat al gemaakt is.
Hoe?
- Scroll binnen ‘Event dates’ naar rechts en klik op het icoon met het pennetje
- Scroll naar beneden naar ‘reservation capacity’. Hier kan het contingent worden verhoogd of verlaagd.
- Scroll naar beneden en klik op ‘update event date’
Programma annuleren
Waarom?
Dit doe je als een programma om wat voor reden dan ook is afgelast en niet doorgaat op de geplande datum. Als je dit doet sturen wij automatisch een mail naar alle mensen die gereserveerd hebben met de mededeling dat het programma is afgelast en verwijzen we door naar de website van je instelling.
Hoe?
- Scroll binnen ‘Event dates’ naar rechts en klik op op het icoon met het pennetje
- Scroll naar beneden naar ‘cancelled’ en klik het vinkje aan. Let op! Cancel alleen als een programma helemaal is afgelast en niet meer doorgaat.
- Scroll naar beneden en klik op ‘update event date’
Programma op uitverkocht zetten
Waarom?
Dit doe je als er helemaal geen kaarten meer beschikbaar zijn, ook niet aan de deur. Let op! Het aantal van tevoren via We Are Public gemaakte reserveringen blijft wel geldig. Deze mensen hebben recht op toegang.
Hoe?
- Scroll binnen ‘Event dates’ naar rechts en klik op op het icoon met het pennetje
- Scroll naar beneden naar ‘Sold out’ en klik het vinkje aan.
- Scroll naar beneden en klik op ‘update event date’
Mensen met een reservering informeren
Waarom?
Je kan emailadressen downloaden van alle mensen die via We Are Public voor jouw programma hebben gereserveerd. Je kan deze email adressen gebruiken om een service mail te sturen die betrekking heeft op het betreffende programma. Bijvoorbeeld als je praktische informatie over het event wil delen, of wanneer er een wijziging is in het programma.
Let op!
Bij We Are Public nemen we de privacy van onze leden heel serieus. Op het moment dat we email adressen delen, moeten we daar goede afspraken over maken. Daarom kan je deze feature alleen gebruiken als je een gebruikersovereenkomst (GUO) tekent waarmee je waarborgt dat je je aan onze afspraken en aan de AVG wetgeving houdt.
Hoe?
Scroll binnen ‘Event dates’ naar rechts en klik in de rij van het betreffende programma op de drie puntjes en selecteer Export Reservation emails
Stel het aantal geregistreerde bezoekers bij
Waarom?
Het kan zijn dat je zelf meer We Are Public bezoekers registreert dan dat er gescand zijn. Als dat het geval is, kun je de scans heel makkelijk toevoegen.
Hoe?
- Scroll binnen ‘Event dates’ naar rechts en klik op op het icoon met het pennetje
- Scroll naar beneden naar ‘Added scans’ en typ het aantal scans dat jij meer hebt geregistreerd dan het aantal dat bij ‘Original Scans’ staat aangegeven.
- Scroll naar beneden en klik op ‘update event date’
- Op het moment dat je meer dan 5 scans wilt toevoegen, neem dan contact met ons op.
Als je vragen of feedback hebt over het partnerportaal, neem dan contact op met je contactpersoon binnen We Are Public.